Eine Flasche, die seit mehr als 90 Tagen nicht verkauft wurde, verdient eine Überprüfung, auch wenn sie eine Reifungs- oder saisonale Funktion haben kann. Ihre Kosten gehören zum gebundenen Kapital: Prüfen Sie ihre Funktion, bevor Sie entscheiden, ob künftige Einkäufe anders verteilt werden sollten.
Ladenhüter schmerzen erst, wenn man sie zählt. Und dann tut es oft ziemlich weh.
Was genau ist Totbestand?
Totbestand ist weder alter noch schlechter Wein. Gemeint ist jede Position, die übermäßig lange keinen Verkauf erzielt. Diese Schwellen sind Beispiele für eine Überprüfung, keine allgemeingültigen Benchmarks. Passen Sie das Kriterium an Saisonalität, Lagerfunktion, Verfügbarkeit und Nachfrage an:
| Kategorie | Tage ohne Verkauf | Status |
|---|---|---|
| Aktiv | < 30 Tage | Normal |
| Warnstufe | 30-60 Tage | Beobachten |
| Gefährdet | 60-90 Tage | Handeln |
| Totbestand | > 90 Tage | Entscheiden: abverkaufen oder entfernen |
Fiktives Beispiel: 120 Positionen × 3 Flaschen × 10€ Stückkosten = 3.600€ Warenbestand. Entfallen 18% dieses Werts, nicht nur der Anzahl der Positionen, auf den für die Überprüfung definierten Bestand ohne Bewegung, sind das 648€ gebundenes Kapital zu diesem Zeitpunkt. Derselbe Bestand wird nicht mit zwölf multipliziert, um jährliche Kosten zu berechnen. Zur Schätzung der Finanzierung sind ein expliziter Zinssatz und Zeitraum nötig.
So erkennen Sie ihn ohne Software
Methode 1: die manuelle Prüfung pro Quartal
- Listen Sie alle aktiven Positionen auf.
- Notieren Sie für jede das tatsächliche, nicht geschätzte letzte Verkaufsdatum.
- Berechnen Sie die Tage seit dem letzten Verkauf.
- Markieren Sie alles über 60 Tage rot.
- Addieren Sie das in diesen Positionen investierte Kapital.
Prüfungsdauer: Messen Sie sie anhand Ihrer Aufzeichnungen; sie hängt vom Umfang der Karte, der Datenqualität und dem Prozess ab. Für diesen Artikel gibt es keine validierte Dauer.
Methode 2: der Staubtest
Staub ist nur ein Anlass zur Prüfung, kein Beleg für fehlende Verkäufe: Eine Flasche kann zur Reifung vorgesehen sein. Prüfen Sie Verkaufsdatum, Bestand, Zustand und Funktion dieser Position.
Methode 3: das Serviceteam fragen
Das Serviceteam weiß, welche Weine nicht verkauft werden. Es weiß das, weil es sie nie empfiehlt, Gäste nicht danach fragen und die Flaschen seit Monaten am selben Platz stehen. Fragen Sie: „Welche 5 Weine würden Sie von der Karte nehmen?“ Nutzen Sie die Antworten als Hypothesen und prüfen Sie sie anhand von Verkäufen und Bestand.
Die 5 wichtigsten Ursachen für Totbestand
1. Impulskauf
Der Wein wurde gekauft, weil er bei einer Verkostung gefiel, der Außendienst ihn empfahl oder man „etwas aus dieser Region haben musste“. Ohne die tatsächliche Nachfrage zu prüfen.
2. Unpassender Preis
Der Wein könnte funktionieren, doch sein Verkaufspreis passt nicht in die Preisstaffel der Karte. Er liegt im Niemandsland.
3. Fehlende Sichtbarkeit
Er steht auf der Karte, aber niemand sieht, empfiehlt oder kennt ihn. Er ist ein Phantom.
4. Zu großer Anfangsbestand
Fiktives Beispiel: Es werden 12 Einheiten gekauft und eine pro Monat verkauft, ohne weitere Einkäufe oder Verluste. Nach dem ersten Verkauf bleiben 11 Einheiten: Bei gleichem Tempo entsprechen sie 11 zusätzlichen Monaten Bestandsreichweite. Das ist eine Hochrechnung, keine berechneten Finanzierungskosten und keine sichere Nachfrage.
5. Die Karte wird nicht überprüft
Die Position kam vor einem Jahr hinzu, und niemand hat geprüft, ob sie noch sinnvoll ist.
Aktionsplan: Was tun mit Totbestand?
Für Positionen mit geringem Bestand (1-3 Einheiten):
- Tagesempfehlung mit ansprechenden Verkaufsargumenten für den Service.
- Besondere Speisenbegleitung zu einem saisonalen Gericht.
- Vergünstigtes Glas für schnelleren Umschlag, ohne die gesamte Marge aufzugeben.
Für Positionen mit hohem Bestand (4+ Einheiten):
- Rückgabe verhandeln, sofern die vereinbarten Lieferbedingungen dies erlauben.
- In feste Menüs aufnehmen, für Gruppen oder Veranstaltungen mit angepasster Marge.
- Befristeter Abverkauf im Glas: „solange der Vorrat reicht“.
Für Positionen ohne erkennbaren Absatzweg:
- Den erzielbaren Wert prüfen, gemeinsam mit der für die Buchhaltung zuständigen Person, und über die Behandlung des Bestands entscheiden; fehlende Verkäufe rechtfertigen keine automatische Ausbuchung.
- Die Gründe des Misserfolgs dokumentieren: Impulskauf? Unpassender Preis? Fehlende Schulung des Service?
- Die Erkenntnisse nutzen für die nächste Kaufentscheidung.
Die Kosten des Totbestands, die niemand berechnet
| Begriff | Berechnung |
|---|---|
| Gebundenes Kapital | Anzahl der Flaschen im Totbestand × Durchschnittskosten |
| Opportunitätskosten | Gewinn einer tragfähigen Alternative mit expliziter Nachfrage, Zeitraum, Kosten und Annahmen |
| Lagerkosten | Zurechenbare Fläche × Kosten je Quadratmeter und festgelegter Zeitraum |
| Verwaltungskosten | Zeitaufwand für die Verwaltung von Positionen, die sich nicht verkaufen |
Fiktives Beispiel: 25 Flaschen × 12€ Stückkosten = 300€ gebundenes Kapital. Aus diesem Wert lässt sich durch Multiplikation mit einem Margenprozentsatz keine monatliche oder jährliche Marge ableiten: Verkaufspreis, verkaufte Einheiten, Nachfrage und Zeitraum fehlen. Trennen Sie Kapital, Finanzierungskosten und potenziellen Gewinn einer Alternative; stellen Sie sie nicht als nachgewiesene Verluste dar.
So verhindern Sie die Anhäufung
- Vorgeschlagene monatliche Prüfung: Prüfen Sie beispielsweise die 10 Positionen mit dem langsamsten Umschlag und passen Sie die Häufigkeit an den Betrieb an.
- Einkaufsregel: Prüfen Sie, ob eine neue Position einen Bedarf deckt oder eine andere ersetzt; verlangen Sie keine automatischen Streichungen.
- Höchstbestand je Position: Berechnen Sie ihn nach der tatsächlichen Verkaufsgeschwindigkeit, nicht nach dem Angebot des Lieferanten.
- Orientierende Warnung nach 60 Tagen: Sie kann eine Prüfung auslösen, keine automatische Streichung; passen Sie die Frist an Reifung und Saisonalität an.
- Automatisierung: Ein System kann die Prüfung unterstützen, wenn Daten und Integrationen ausreichen; prüfen Sie die Abdeckung und messen Sie Zeitaufwand und Fehler, bevor Sie ihm eine Verbesserung zuschreiben.
Häufige Fragen
Wie viel Totbestand ist „normal“? Für diesen Artikel gibt es keinen validierten Normalprozentsatz. Legen Sie fest, ob Sie Flaschen, Positionen oder Werte messen, und vergleichen Sie gleichwertige Zeiträume. Berücksichtigen Sie Lagerung zur Reifung und Saisonalität, bevor Sie Ziele setzen.
Sollte ich ihn als Verlust verbuchen? Langsamer Umschlag allein begründet keinen buchhalterischen Verlust. Prüfen Sie mit der für die Buchhaltung zuständigen Person den Zustand des Weins, seinen erzielbaren Wert und reale Verkaufs- oder Rückgabemöglichkeiten; buchen Sie Bestand nicht automatisch aus, weil er eine Tagesschwelle überschreitet.
Ist es in großen oder kleinen Restaurants schlimmer? Die Auswirkung hängt vom Bestandswert und den Ressourcen des Betriebs ab. Vergleichen Sie den absoluten Betrag und seinen Anteil am Bestand oder Budget; die Betriebsgröße allein bestimmt nicht den Schaden.
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